เคล็ดลับในการเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณสำหรับการพิมพ์เชิงพาณิชย์

นำไปใช้กับ : Microsoft Office Publisher 2007

ถ้าคุณต้องการตัวเลือกการพิมพ์ที่คุณยังไม่มีบนเครื่องพิมพ์แบบเดสก์ท็อป คุณสามารถนำสิ่งพิมพ์ของคุณไปยังโรงพิมพ์ที่สามารถสร้างงานของคุณขึ้นใหม่บนเครื่องพิมพ์แบบออฟเซตหรือบนเครื่องพิมพ์ดิจิทัลคุณภาพสูง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการพิมพ์สิ่งพิมพ์ในปริมาณมาก พิมพ์บนกระดาษพิเศษ (เช่น กระดาษหนังเนื้อเรียบอย่างดีหรือสต็อคบัตร) หรือใช้ตัวเลือกการผูก การตัดแต่ง และตัวเลือกรูปแบบผลลัพธ์

ถ้าคุณต้องการสำเนาเป็นร้อยชุดหรือแม้แต่เป็นพันชุด โรงพิมพ์อาจเป็นวิธีที่ประหยัดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการพิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณ

Microsoft Office Publisher 2007 มีคุณลักษณะหลายอย่างที่สามารถทำให้โรงพิมพ์หรือร้านถ่ายเอกสารเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณสำหรับขั้นตอนการพิมพ์ได้ง่ายขึ้น เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยคุณเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณสำหรับการแสดงผลโดยโรงพิมพ์หรือร้านถ่ายเอกสาร

ในบทความนี้

• เคล็ดลับที่ 1 ปรึกษากับโรงพิมพ์เกี่ยวกับโครงการของคุณ
• เคล็ดลับที่ 2 ใช้ Microsoft Office Publisher 2007 หรือ Publisher 2003 เสมอ
• เคล็ดลับที่ 3 เลือกรูปแบบสีของคุณไว้ก่อน
• เคล็ดลับที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณมีขนาดที่ถูกต้อง
• เคล็ดลับที่ 5 อนุญาตให้ตัดตก
• เคล็ดลับที่ 6 หลีกเลี่ยงการใช้ลักษณะแบบอักษรแบบสังเคราะห์
• เคล็ดลับที่ 7 หลีกเลี่ยงการใช้สีอ่อนกับข้อความที่มีแบบอักษรขนาดเล็ก
• เคล็ดลับที่ 8 กำหนดขนาดรูปถ่ายดิจิทัลและภาพที่สแกนอย่างเหมาะสม
• เคล็ดลับที่ 9 ใช้รูปภาพที่เชื่อมโยง
• เคล็ดลับที่ 10 ใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งเตรียมแฟ้มสิ่งพิมพ์ของคุณ

เคล็ดลับที่ 1 ปรึกษากับโรงพิมพ์เกี่ยวกับโครงการของคุณ
ปรึกษากับโรงพิมพ์ของคุณก่อนและในระหว่างขั้นตอนการออกแบบเพื่อประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นภายหลัง ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการของคุณ ให้อธิบายโครงการและเป้าหมายของคุณและศึกษาเกี่ยวกับข้อกำหนดของผู้พิมพ์ของคุณ

ก่อนคุณจะสร้างสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ปฏิบัติดังนี้

• ถามโรงพิมพ์ว่ารับแฟ้ม Publisher หรือไม่ ถ้าคุณไม่สามารถหาโรงพิมพ์ที่รับแฟ้มชนิดนี้ได้ คุณสามารถถามเกี่ยวกับวิธีอื่นที่จะส่งสิ่งพิมพ์ของคุณสำหรับการพิมพ์ โรงพิมพ์ส่วนใหญ่รับแฟ้ม PostScript หรือแฟ้ม PDF และโรงพิมพ์จะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีสร้างแฟ้มดังกล่าวจากสิ่งพิมพ์ของคุณ
• บอกผู้พิมพ์เกี่ยวกับความต้องการของการพิมพ์ในโครงการของคุณ เช่น ปริมาณ คุณภาพ สต็อคกระดาษ ขนาดกระดาษ รูปแบบสีที่แนะนำ การผูก การพับ การตัดแต่ง งบประมาณ การจำกัดขนาดแฟ้ม และวันครบกำหนด ให้สอบถามทุกครั้งว่าเครื่องพิมพ์มีรายการที่คุณต้องการในสต็อคหรือไม่
• แจ้งให้ผู้พิมพ์ทราบว่าสิ่งพิมพ์ของคุณมีรูปภาพที่สแกนด้วยหรือไม่ และถ้ามี คุณสามารถสแกนรูปภาพด้วยตัวคุณเองหรือจะให้โรงพิมพ์ หรือหน่วยงานบริการสแกนรูปภาพเหล่านั้น
• สอบถามว่ามีงานใดๆ ที่ต้องทำก่อนพิมพ์หรือไม่ เช่น การพิมพ์ทับซ้อนสีและการวางหน้า
• สอบถามถึงคำแนะนำใดๆ ที่สามารถช่วยประหยัดเงินของคุณได้

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 2 ใช้ Office Publisher 2007หรือ Publisher 2003 เสมอ
เคล็ดลับต่อไปนี้เขียนขึ้นเป็นพิเศษสำหรับ Office Publisher 2007 และ Microsoft Office Publisher 2003 Office Publisher 2007 รวมทั้งคุณลักษณะใหม่และคุณลักษณะที่มีการปรับปรุงซึ่งถูกกำหนดให้ใช้โดยผู้พิมพ์แบบมืออาชีพ ผู้พิมพ์หรือหน่วยงานบริการของคุณจะมีความเชื่อมั่นกับงานพิมพ์ที่ถูกสร้างขึ้นใน Office Publisher 2007 หรือ Publisher 2003 มากกว่างานพิมพ์ที่สร้างขึ้นด้วย Publisher รุ่นก่อนหน้า

เมื่อคุณเปิดสิ่งพิมพ์รุ่นก่อน โปรแกรม Office Publisher 2007 จะคงรักษาลักษณะที่ปรากฏของแฟ้มรุ่นเก่ามากที่สุด แต่สิ่งพิมพ์ที่สร้างขึ้นในรุ่นก่อนหน้าของ Publisher บางครั้งก็ดูแตกต่างจากสิ่งที่คุณคาดไว้เมื่อสิ่งพิมพ์เหล่านั้นถูกเปิดใน Office Publisher 2007

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 3 เลือกรูปแบบสีของคุณไว้ก่อน
ก่อนที่คุณจะใช้ระยะเวลาที่ยาวนานในการออกแบบสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ตัดสินใจว่าคุณต้องการพิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณเป็นสีหรือไม่ ถ้าคุณพิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณโดยใช้เครื่องพิมพ์สีดิจิทัลคุณภาพสูง คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องสี เครื่องพิมพ์สีดิจิทัลจะสร้างสีกว่าล้านสีได้อย่างถูกต้อง ถ้าคุณวางแผนที่จะพิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณบนเครื่องพิมพ์แบบออฟเซต คุณก็มีตัวเลือกรูปแบบสีต่างๆ มากมาย

การพิมพ์แบบออฟเซต ผู้ดำเนินการพิมพ์แบบมืออาชีพจำเป็นต้องตั้งค่าและเรียกใช้งานพิมพ์ โดยทั่วไปหมึกทุกสีที่จำเป็นต้องใช้พิมพ์สิ่งพิมพ์ต้องมีการตั้งค่ามากกว่าสำหรับผู้ดำเนินการและจะทำให้ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เพิ่มขึ้น จำนวนหมึกสีที่คุณต้องการจะขึ้นอยู่กับรูปแบบสีที่คุณเลือก

เมื่อคุณตั้งค่าการพิมพ์สีสำหรับสิ่งพิมพ์ของคุณ คุณสามารถเลือกจากรูปแบบสีต่อไปนี้

• สีใดๆ (RGB)
• สีเดียว
• สีพิเศษ
• สีชุด
• สีชุดและสีพิเศษ

สีใดๆ (RGB)
ถ้าคุณพิมพ์โดยใช้เครื่องพิมพ์สีดิจิทัล (เช่น เครื่องพิมพ์สีแบบเดสก์ท็อป) คุณจะใช้รูปแบบสี RGB (แดง เขียว น้ำเงิน) เมื่อคุณพิมพ์สำเนาจำนวนเล็กน้อย นี่คือรูปแบบสีที่มีราคาถูกที่สุดที่จะใช้พิมพ์ สี RGB มีระดับความสามารถในการเปลี่ยนค่ารูปแบบสีใดๆ สูงที่สุดซึ่งทำให้ยากต่อการปรับสีให้ตรงกันระหว่างงานพิมพ์

สีเดียว
ถ้าคุณพิมพ์โดยใช้สีเดียว ทุกอย่างในสิ่งพิมพ์ของคุณจะถูกพิมพ์เป็นสีอ่อนของหมึกสีเดียว ซึ่งโดยปกติมักจะเป็นสีดำ นี่เป็นรูปแบบสีที่สิ้นเปลืองน้อยที่สุดในการพิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบออฟเซตเนื่องจากเป็นรูปแบบที่ต้องการหมึกเพียงสีเดียวเท่านั้น

สีพิเศษ
ถ้าคุณพิมพ์โดยใช้สีพิเศษ ทุกอย่างในสิ่งพิมพ์ของคุณจะถูกพิมพ์เป็นสีอ่อนของหมึกสีเดียว โดยปกติมักเป็นสีดำ และสีอ่อนของสีเพิ่มเติมสีเดียว สีพิเศษ ซึ่งปกติมักจะใช้เป็นการเน้น Publisher จะใช้สี PANTONE? สำหรับงานสีพิเศษ

รูปแบบสีนี้จำเป็นต้องใช้หมึกอย่างน้อยสองสีและสามารถเพิ่มได้และอาจเพิ่มค่าใช้จ่ายในการพิมพ์บนเครื่องพิมพ์แบบออฟเซตด้วยหมึกแต่ละสีที่คุณเพิ่ม

หมายเหตุ ในบางกรณี การพิมพ์สีพิเศษอาจมีค่าใช้จ่ายที่แพงกว่าการใช้สีชุด ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นกรณีที่เป็นงานที่เรียกใช้ในระยะสั้น

สีชุด
ถ้าคุณใช้รูปแบบสีนี้ สิ่งพิมพ์ของคุณจะถูกพิมพ์ออกมาเป็นแบบ 4 สีตามเปอร์เซ็นต์การเปลี่ยนแปลงการผูกของหมึกสีชุดฟ้า ม่วงมาเจนต้า เหลือง และดำ ซึ่งโดยปกติมักจะเรียกย่อๆ ว่า CMYK (Cyan, Magenta, Yellow, Key) แม้ว่าคุณจะสามารถรวมหมึก 4 สีนี้เพื่อให้ได้ช่วงของสีเกือบทั้งหมด แต่คุณไม่สามารถได้รับสีบางสีได้ ตัวอย่างเช่น รูปแบบสี CMYK ไม่สามารถสร้างสีแบบโลหะหรือสีที่มีความเข้มสูงได้

การพิมพ์สีชุดจำเป็นต้องตั้งค่าการพิมพ์ด้วยหมึก CMYK 4 สีเสมอ และยังจำเป็นต้องอาศัยทักษะความชำนาญในส่วนของผู้ดำเนินการพิมพ์ในการจัดแนวการวางหน้าของหมึกหนึ่งสีกับสีอื่นๆ ซึ่งเรียกว่าการลงทะเบียน ข้อกำหนดเหล่านี้ทำให้การพิมพ์สีชุดมีค่าใช้จ่ายที่แพงกว่าการพิมพ์สีพิเศษ

สีชุดและสีพิเศษ
รูปแบบสีนี้มีค่าใช้จ่ายในการพิมพ์แพงที่สุดเนื่องจากรูปแบบสีนี้รวมการพิมพ์สีชุด (หมึกสี่สี) กับหมึกสีพิเศษอย่างน้อยหนึ่งสี คุณจะใช้รูปแบบสีนี้เฉพาะในกรณีที่คุณต้องการสีทั้ง 4 สีบวกกับสีที่มีความเข้มสูงหรือสีโลหะที่คุณไม่สามารถสร้างขึ้นโดยใช้ CMYK

การเลือกรูปแบบสี
เมื่อคุณเลือกรูปแบบสีใน Microsoft Office Publisher ตัวเลือกสีจะแสดงเฉพาะสีที่พร้อมใช้งานในรูปแบบสีที่คุณเลือก ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณตั้งค่ารูปแบบสีของคุณเป็นสีเดียว คุณสามารถเลือกได้เฉพาะสีเส้น สีเติม และสีข้อความที่คุณสามารถทำด้วยสีของหมึกสีเดียวนั้น ถ้าคุณตั้งค่ารูปแบบสีเป็นสีพิเศษ คุณสามารถเลือกเฉพาะสีเส้น สีเติมและสีข้อความที่สามารถทำโดยใช้หมึกของสีชุดของคุณ

เมื่อต้องการเลือกรูปแบบสีสำหรับสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

1. บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ เครื่องมือการพิมพ์เชิงพาณิชย์ แล้วคลิก การพิมพ์สี
2. ในกล่องโต้ตอบ การพิมพ์สี ภายใต้ กำหนดทุกสีเป็น ให้คลิกรูปแบบสีที่คุณต้องการใช้
3. ถ้าคุณเลือก สีพิเศษ หรือ สีชุดและสีพิเศษ อย่างใดอย่างหนึ่ง คุณสามารถคลิกปุ่ม หมึกสีใหม่ เพื่อเลือก หมึกสีพิเศษเพิ่มเติม
4. คลิก ตกลง

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 4 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณมีขนาดที่ถูกต้อง
ก่อนที่คุณจะสร้างสิ่งพิมพ์ของคุณ คุณควรกำหนดขนาดที่คุณต้องการใช้ในสิ่งพิมพ์ที่พิมพ์เสร็จสิ้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรึกษากับโรงพิมพ์ของคุณแล้ว

หลังจากที่คุณกำหนดขนาดหน้ากระดาษที่คุณต้องการแล้ว ให้ตั้งค่าหน้ากระดาษในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ

ตรวจสอบให้แน่ใจในขั้นตอนนี้ว่าขนาดหน้ากระดาษที่คุณเลือกในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ เป็นขนาดที่คุณต้องการ เพราะเป็นเรื่องยากที่จะเปลี่ยนขนาดหน้ากระดาษหลังจากที่คุณเริ่มออกแบบสิ่งพิมพ์ของคุณ นอกจากนี้โรงพิมพ์ของคุณจะมีปัญหาในการพิมพ์สิ่งพิมพ์ของคุณให้มีขนาดหน้าขนาดกระดาษที่แตกต่างจากขนาดหน้ากระดาษที่คุณตั้งค่าไว้

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าการตั้งค่าหน้ากระดาษและการพิมพ์ ขนาดหน้ากระดาษและขนาดกระดาษมีสองสิ่งที่แตกต่างกันคือ

• ขนาดหน้ากระดาษหมายถึงขนาดหน้ากระดาษที่เสร็จสิ้นหลังการตัดแต่งเสมอ
• ขนาดกระดาษหมายถึงขนาดของแผ่นกระดาษที่คุณพิมพ์สิ่งพิมพ์ก่อนการตัดแต่งเสมอ

ในหลายกรณี ขนาดกระดาษจำเป็นต้องใหญ่กว่าขนาดหน้ากระดาษเพื่อที่จะอนุญาตให้ใช้งานได้สำหรับการตัดตก และเครื่องหมายของเครื่องพิมพ์ หรือจะช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ได้มากกว่าหนึ่งหน้าต่อกระดาษหนึ่งแผ่น

ถ้าคุณต้องการพิมพ์สำเนาหลายชุดหรือหลายหน้าบนหน้าเดียวเพื่อสร้างสมุดขนาดเล็ก คุณสามารถทำได้อย่างง่ายดายใน Publisher การพิมพ์หลายหน้าบนกระดาษเพียงแผ่นเดียวเพื่อที่จะสามารถพับและตัดแต่งหน้าเหล่านั้นเพื่อเรียงลำดับหน้าเรียกว่าการวางหน้า

เคล็ดลับ เมื่อต้องการให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดกับการวางหน้า ให้ปรึกษากับโรงพิมพ์ก่อนที่คุณจะตั้งค่าสิ่งพิมพ์ โรงพิมพ์ของคุณอาจใช้โปรแกรมการวางหน้าของบริษัทอื่นเพื่อจัดวางหน้าสิ่งพิมพ์ของคุณ

ตามกฏทั่วไป ไม่ว่าคุณจะใช้การวางหน้าหรือไม่ คุณก็ควรตั้งค่าขนาดหน้ากระดาษให้เป็นขนาดสุดท้ายของรายการนั้น

• ขนาดนามบัตร Index Card และไปรษณียบัตร ถ้าคุณต้องการพิมพ์รายการที่มีขนาดเล็กจำนวนมาก อย่างเช่น นามบัตร บนกระดาษขนาด letter แผ่นเดียว (8.5 นิ้ว x 11 นิ้ว) ให้ตั้งค่าขนาดหน้ากระดาษของสิ่งพิมพ์ของคุณให้มีขนาดเท่ากับบัตร (2 นิ้ว x 3.5 นิ้วสำหรับนามบัตร) ไม่ใช่ขนาดของกระดาษที่คุณต้องการจะพิมพ์ออกมา ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ คุณสามารถตั้งค่าจำนวนสำเนาที่จะพิมพ์ต่อแผ่นได้
  ทำอย่างไร?
  1. ในสิ่งพิมพ์ของคุณ บนเมนูแฟ้ม คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้ตั้งค่าขนาดหน้ากระดาษ จากนั้นให้คลิก ขั้นสูง
  2. ในกล่องโต้ตอบ ขนาดหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง ภายใต้ ชนิดเค้าโครง ให้คลิก หลายหน้าต่อแผ่น หรือตัวเลือกอื่นที่เหมาะสม
  3. ภายใต้ ตัวเลือก ให้ใส่ค่าที่คุณต้องการในกล่อง ระยะขอบด้านข้าง ระยะขอบบน ช่องว่างแนวนอน และ ช่องว่างแนวตั้ง
  4. คลิก ตกลง สองครั้ง

  Publisher จะปรับให้พอดีกับสำเนาจำนวนมากของรายการบนหน้ากระดาษเท่าที่จะทำได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดหน้ากระดาษที่คุณเลือกและค่าระยะขอบที่คุณใส่ คุณจะยังคงเห็นสำเนาเพียงหนึ่งสำเนาในหน้าต่างสิ่งพิมพ์ แต่เมื่อคุณพิมพ์สิ่งพิมพ์นั้น Publisher จะพิมพ์สำเนาจำนวนมากบนกระดาษหนึ่งแผ่น

• ขนาดแผ่นพับที่พับแล้ว ถ้าสิ่งพิมพ์ของคุณเป็นแผ่นกระดาษเดียวที่จะพับอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เช่น แผ่นพับแบบ Tri-fold หรือบัตรอวยพร ขนาดหน้ากระดาษควรเท่ากับขนาดเมื่อเสร็จสิ้นก่อนที่คุณจะพับแผ่นพับของคุณ คุณไม่ควรคำนึงถึงกรอบแต่ละกรอบของแผ่นพับเป็นหน้าที่แยกจากกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าสิ่งพิมพ์ของคุณเป็นแผ่นพับแบบ Tri-fold ซึ่งคุณจะพิมพ์บนกระดาษที่มีขนาด letter ให้คลิกขนาดหน้ากระดาษ Letter ในกล่องโต้ตอบ ตั้งค่าหน้ากระดาษ
• ขนาดสมุดขนาดเล็ก ถ้าสิ่งพิมพ์ของคุณเป็นสมุดขนาดเล็กที่มีหน้ากระดาษที่พับจำนวนมาก (ตัวอย่างเช่น แค็ตตาล็อกหรือนิตยสาร) ขนาดหน้ากระดาษควรเหมือนกับหน้าเดียวหลังจากที่ส่วนนั้นได้ถูกพับแล้ว ตัวอย่างเช่น ถ้าขนาดหน้ากระดาษของสิ่งพิมพ์ของคุณคือ 5.5 นิ้ว x 8.5 นิ้ว คุณสามารถพิมพ์หน้าเหล่านี้เป็นคู่พร้อมๆ กันทั้งสองด้านบนกระดาษที่มีขนาด letter เพียงแผ่นเดียว คุณลักษณะการพิมพ์สมุดเล่มเล็กใน Publisher จะจัดหน้ากระดาษ ดังนั้นเมื่อคุณรวมและพับแผ่นงานที่พิมพ์ หน้าจะอยู่ในลำดับที่ถูกต้อง
  ตั้งค่าสมุดขนาดเล็กใน Publisher
  1. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตั้งค่าหน้ากระดาษ
  2. ในบานหน้าต่างงานด้านขวา ให้คลิก ขั้นสูง
  3. ในกล่องโต้ตอบ ขนาดหน้ากระดาษแบบกำหนดเอง ภายใต้ ชนิดเค้าโครง ให้คลิก สมุดขนาดเล็ก ภายใต้ เส้นบอกแนวระยะขอบ ให้ใส่หน่วยการวัดที่คุณต้องการ จากนั้นให้คลิก ตกลง สองครั้ง
  4. บนเมนู แฟ้ม ให้คลิก ตั้งค่าเครื่องพิมพ์ แล้วคลิกแท็บ การตั้งค่าสิ่งพิมพ์และกระดาษ
  5. ภายใต้ ตัวเลือกการพิมพ์ให้เลือก สมุดขนาดเล็ก, พับด้านข้าง
  6. ภายใต้ กระดาษ ให้เลือกขนาดกระดาษที่สามารถจัดพอดีสองหน้าเคียงข้างกัน ภายใต้ การวางแนว ให้คลิก แนวนอน
  7. คลิกแท็บ รายละเอียดเครื่องพิมพ์
  8. คลิก ชื่อเครื่องพิมพ์ สำหรับเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้พิมพ์ ถ้าคุณไม่ทราบชนิดของเครื่องพิมพ์หรือเครื่องยิงฟิลม์ที่โรงพิมพ์ของคุณจะใช้ คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ไป หรือคุณสามารถเลือกเครื่องพิมพ์ของคุณเองและพิมพ์สำเนาปรู๊ฟได้
  9. คลิก ตกลง

  โรงพิมพ์ของคุณจะตรวจดูให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และกระดาษมีความถูกต้องสำหรับอุปกรณ์ที่จะใช้พิมพ์สมุดขนาดเล็กของคุณ

• การวางหน้าที่ซับซ้อน การวางหน้าบางแบบจะเกี่ยวข้องกับหน้ากระดาษจำนวนมากที่ถูกพิมพ์ในแผ่นงานแผ่นเดียว ซึ่งหลังจากนั้นจะถูกพับหลายครั้งและถูกตัดแต่งสามด้านเพื่อสร้างกลุ่มของหน้ากระดาษที่มีหมายเลขตามลำดับ การวางหน้าลักษณะนี้สามารถทำได้โดยการใช้โปรแกรมการวางหน้าของบริษัทอื่นเท่านั้น

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 5 อนุญาตให้ตัดตก
ถ้าคุณมีองค์ประกอบในสิ่งพิมพ์ของคุณที่คุณต้องการพิมพ์ที่ขอบกระดาษ ให้ตั้งค่าองค์ประกอบนั้นๆ เป็นตัดตก การตัดตกเป็นจุดที่องค์ประกอบถูกขยายออกไปนอกหน้ากระดาษของสิ่งพิมพ์ สิ่งพิมพ์จะถูกพิมพ์ออกมาในขนาดหน้ากระดาษที่ใหญ่กว่าขนาดหน้ากระดาษเมื่อเสร็จสิ้นและจากนั้นจะถูกตัดแต่ง การตัดตกมีความจำเป็นเนื่องจากอุปกรณ์การพิมพ์ส่วนใหญ่ รวมทั้งเครื่องพิมพ์แบบออฟเซต ไม่สามารถพิมพ์ขอบของกระดาษได้ และการตัดแต่งกระดาษอาจทำให้ขอบกระดาษเล็ก ไม่มีสีและไม่ถูกพิมพ์

เมื่อต้องการสร้างการตัดตกใน Publisher ให้ขยายองค์ประกอบที่คุณต้องการให้ตัดตกเพื่อที่จะขยายองค์ประกอบเหล่านั้นออกไปนอกขอบของหน้ากระดาษอย่างน้อย 0.125 นิ้ว

ถ้าองค์ประกอบเป็นรูปร่างอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นใน Publisher คุณสามารถยืดรูปร่างนั้นได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตามถ้ารูปร่างนั้นเป็นรูปภาพ คุณต้องระมัดระวังมากขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เอารูปภาพออกไปนอกสัดส่วนหรือคุณไม่ได้ทำให้ส่วนของรูปภาพที่คุณต้องการรักษาไว้เมื่อหน้ากระดาษถูกตัดแต่งหายไป

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 6 หลีกเลี่ยงการใช้ลักษณะแบบอักษรแบบสังเคราะห์
โดยปกติรูปแบบอักษรจะถูกออกแบบโดยใช้แบบอักษรที่แตกต่างกันเพื่อนำเสนอรูปแบบต่างๆ ในแบบอักษร ตัวอย่างเช่น แบบอักษร Times New Roman แท้จริงแล้วมีสี่แบบด้วยกันคือ

• Times New Roman
• Times New Roman Bold
• Times New Roman Italic
• Times New Roman Bold Italic

เมื่อต้องการเพิ่มความสะดวกโดยใช้รูปแบบต่างๆ เมื่อคุณนำการจัดรูปแบบตัวหนาหรือตัวเอียงไปใช้กับข้อความใน Publisher Microsoft Windows จะนำแบบอักษรที่เหมาะสมไปใช้ถ้าแบบอักษรนั้นพร้อมใช้งาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเลือกข้อความบางข้อความในแบบอักษร Times New Roman จากนั้นคลิก ตัวหนา บนแถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ Windows จะใช้ Times New Roman Bold แทนสำหรับแบบอักษร

รูปแบบอักษรจำนวนมากไม่มีแบบอักษรแยกต่างหากในการนำเสนอตัวหนาหรือตัวเอียง เมื่อคุณนำการจัดรูปแบบตัวหนาหรือตัวเอียงไปใช้กับแบบอักษรเหล่านี้ Windows จะสร้างรุ่นของรูปแบบอักษรแบบสังเคราะห์ในลักษณะนั้น ตัวอย่างเช่น รูปแบบอักษร Comic Sans MS จะไม่มีรุ่นแบบอักษรที่เป็นตัวเอียง เมื่อคุณนำการจัดรูปแบบตัวเอียงไปใช้กับข้อความใน Comic Sans MS Windows จะทำให้ข้อความดูเหมือนตัวเอียงโดยใช้การทำให้อักขระเอียง

เครื่องพิมพ์แบบเดสก์ท็อปส่วนใหญ่จะพิมพ์ลัษณะแบบอักษรแบบสังเคราะห์ตามที่คาดไว้ แต่อุปกรณ์การพิมพ์ระดับสูง เช่น เครื่องยิงฟิลม์สี ซึ่งโดยปกติจะไม่พิมพ์แบบอักษรแบบสังเคราะห์ตามที่คาดไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่มีลักษณะแบบอักษรแบบสังเคราะห์ใดๆ ในสิ่งพิมพ์ของคุณเมื่อคุณส่งสิ่งพิมพ์ไปยังโรงพิมพ์ของคุณ

ตรวจสอบแบบอักษรแยกต่างหากที่คุณต้องการพิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่มีลักษณะแบบอักษรแบบสังเคราะห์ใดๆ คุณจำเป็นต้องทราบชนิดของแบบอักษรที่คุณใช้และรูปแบบต่างๆ ที่พร้อมใช้งานเป็นแบบอักษรแยกต่างหาก เมื่อต้องการดูแบบอักษรที่คุณได้ใช้ในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

• บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ เครื่องมือการพิมพ์เชิงพาณิชย์ แล้วคลิก แบบอักษร
  กล่องโต้ตอบ แบบอักษร จะแสดงแบบอักษรทั้งหมดที่ใช้ในสิ่งพิมพ์ของคุณ

เมื่อต้องการดูลักษณะรูปแบบต่างๆ ของแบบอักษรที่พร้อมใช้งานเป็นแบบอักษรแยกต่างหาก ให้ทำดังต่อไปนี้

1. บนเมนู เริ่ม ให้คลิก เรียกใช้
2. ในกล่องโต้ตอบ เรียกใช้ ในกล่อง เปิด ให้พิมพ์ แบบอักษร จากนั้นให้คลิก ตกลง
   หน้าต่าง แบบอักษร จะเปิดและแสดงรายการแบบอักษรทั้งหมดและแบบอักษรรูปแบบต่างๆ ที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
3. บนเมนู มุมมอง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการกาเครื่องหมายถัดจากตัวเลือก ซ่อนชุดรูปแบบ (ตัวหนา ตัวเอียง และอื่นๆ) จากนั้นให้คลิก รายละเอียด
4. ให้ตรวจสอบว่าแบบอักษรที่คุณกำลังใช้ในสิ่งพิมพ์ของคุณมีแบบอักษรแยกต่างหากที่พร้อมใช้งานสำหรับลักษณะที่คุณต้องการใช้หรือไม่

ถ้าแบบอักษรมีการแสดงรายการด้วยรูปแบบต่างๆ เพียงรูปแบบเดียว จะไม่มีแบบอักษรแยกต่างหากที่พร้อมใช้งานสำหรับการจัดรูปแบบตัวหนา ตัวเอียง หรือตัวเอียงหนา รูปแบบอักษรส่วนใหญ่ที่มีแบบอักษรให้พร้อมใช้งานเพียงแบบเดียวจะเป็นแบบอักษรตกแต่งและไม่ได้ถูกออกแบบมาให้ใช้ในรูปแบบอื่นๆ

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 7 หลีกเลี่ยงการใช้สีอ่อนกับข้อความที่มีแบบอักษรขนาดเล็ก
ถ้าข้อความที่มีสีเป็นแบบอักษรขนาดเล็ก ให้ใช้สีที่เป็นหมึกสีพิเศษทึบที่สามารถสร้างขึ้นด้วยการรวมหมึกสีชุดทึบ และหลีกเลี่ยงการใช้สีอ่อน

Publisher จะพิมพ์สีอ่อนเป็นสกรีนหรือเปอร์เซ็นต์ของหมึกสีทึบ เมื่อดูใกล้ๆ สกรีนจะปรากฏลวดลายเป็นจุด ตัวอย่างเช่น สีเขียวอ่อน 50 เปอร์เซ็นต์ถูกพิมพ์ออกมาเป็นสกรีนของหมึกสีเขียวทึบ 50 เปอร์เซ็นต์ เมื่อข้อความที่มีสีอ่อนเป็นแบบอักษรขนาดเล็ก จำนวนจุดที่สร้างสกรีนขึ้นมาอาจไม่เพียงพอที่จะกำหนดรูปร่างของอักขระได้อย่างชัดเจน ข้อความที่เกิดขึ้นจะมัวหรือเป็นจุดเล็กๆ และยากต่อการอ่าน ถ้าสีอ่อนเป็นสีชุด (ใช้หมึกหลายสี) การลงทะเบียนของหมึกสีต่างๆ อาจวางอย่างไม่เหมาะสม ซึ่งสามารถเพิ่มขอบแบบ fuzzy ให้กับข้อความได้

ถ้าคุณต้องการใส่สีข้อความที่แบบอักษรขนาดเล็ก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้สีที่จะพิมพ์เป็นหมึกสีทึบ ไม่ใช่สีอ่อน ตัวเลือกของสีที่สามารถใช้ได้มีดังต่อไปนี้คือ

• ดำ
• ขาว
• ฟ้า
• ม่วงมาเจนต้า
• เหลือง
• แดง (ม่วงมาเจนต้า 100 เปอร์เซ็นต์ เหลือง 100 เปอร์เซ็นต์)
• เขียว (ฟ้า 100 เปอร์เซ็นต์ เหลือง 100 เปอร์เซ็นต์)
• น้ำเงิน (ฟ้า 100 เปอร์เซ็นต์ แดง 100 เปอร์เซ็นต์)
• สีอ่อน 100 เปอร์เซ็นต์ของสีพิเศษ

หมายเหตุ สำหรับข้อความที่มีขนาดแบบอักษรใหญ่กว่า ประมาณ 18 พอยต์และใหญ่กว่านั้น สีอ่อนจะไม่ใช่ปัญหา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตกลงกับโรงพิมพ์ของคุณเกี่ยวกับแบบอักษรที่คุณต้องการให้เป็นสีอ่อนแล้ว

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 8 กำหนดขนาดรูปถ่ายดิจิทัลและภาพที่สแกนอย่างเหมาะสม
กราฟิกที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรมระบายสี โปรแกรมการสแกน หรือกล้องดิจิทัลจะถูกสร้างขึ้นจากเส้นตารางสี่เหลี่ยมที่ใส่สีแตกต่างกันที่เรียกว่าพิกเซล กราฟิกยิ่งมีจำนวนพิกเซลมากเท่าใดก็ยิ่งแสดงรายละเอียดได้มากขึ้นเท่านั้น

ความละเอียดของรูปภาพแสดงเป็นพิกเซลต่อนิ้ว (ppi) รูปภาพทุกรูปมีจำนวนพิกเซลที่จำกัด การกำหนดขนาดรูปภาพให้ใหญ่ขึ้นจะลดความละเอียดลง (ppi น้อยลง) การกำหนดขนาดรูปภาพให้เล็กลงจะเพิ่มความละเอียด (ppi มากขึ้น)

ถ้าความละเอียดของภาพต่ำมาก ภาพจะถูกพิมพ์ออกมาจะในลักษณะแบบ Blocky ถ้าความละเอียดของรูปภาพสูงมาก ขนาดแฟ้มของสิ่งพิมพ์จะมีขนาดใหญ่เกินความจำเป็น และจะใช้เวลานานในการเปิด แก้ไขและพิมพ์ ดังนั้นรูปภาพที่มีขนาดใหญ่กว่า 1,000 ppi อาจจะไม่ถูกพิมพ์ออกมา

ถ้าความละเอียดของรูปภาพมีมากกว่าที่เครื่องพิมพ์จะสามารถพิมพ์ได้ (ตัวอย่างเช่น รูปที่มีความละเอียด 800 ppi บนเครื่องพิมพ์ความละเอียด 300 ppi ) เครื่องพิมพ์จะใช้เวลานานในการประมวลผลข้อมูลรูปโดยไม่มีการแสดงรายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ ในส่วนที่พิมพ์ออกมา ให้พยายามปรับความละเอียดของรูปภาพให้ตรงกับความละเอียดของเครื่องพิมพ์

รูปภาพที่มีสีที่คุณวางแผนจะให้โรงพิมพ์ของคุณพิมพ์ควรมีความละเอียดอยู่ระหว่าง 200 และ 300 ppi รูปภาพของคุณสามารถมีความละเอียดสูงได้ ถึง 800 ppi แต่รูปภาพเหล่านี้ไม่ควรมีความละเอียดต่ำกว่านั้น

หมายเหตุ ในบางครั้งคุณอาจเห็นความละเอียดของรูปภาพแสดงออกมาเป็นจำนวนจุดต่อนิ้ว (dpi) แทนที่จะเป็น ppi คำเหล่านี้จะใช้แทนกันได้

ความละเอียดที่เหมาะสม
รูปภาพหนึ่งรูปจะมีจำนวนข้อมูลเหมือนกันไม่ว่าคุณจะกำหนดขนาดให้ใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ ถ้าคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมในรูปภาพของคุณให้ปรากฏขึ้นมาตามที่คุณขยาย คุณจำเป็นต้องเริ่มกับรูปที่มีความละเอียดที่เหมาะสมสูงกว่า

รูปภาพทุกรูปในสิ่งพิมพ์ของคุณมีความละเอียดที่เหมาะสมซึ่งควรนำความละเอียดเดิมของกราฟิกและลักษณะพิเศษของการปรับมาตราส่วนความละเอียดใน Publisher มาพิจารณา ตัวอย่างเช่น รูปภาพที่มีความละเอียดเดิมเป็น 300 ppi ที่ถูกปรับให้ใหญ่กว่า 200 เปอร์เซ็นต์จะมีความละเอียดที่เหมาะสมคือ 150 ppi

เมื่อต้องการทราบความละเอียดที่เหมาะสมของรูปภาพในสิ่งพิมพ์ของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้

1. บนเมนู เครื่องมือ คลิก ตัวจัดการกราฟิก
2. ในบานหน้าต่างงาน ตัวจัดการกราฟิก ภายใต้ เลือกรูปภาพ ให้คลิกลูกศรถัดจากรูปภาพ จากนั้นให้คลิก รายละเอียด
3. ในหน้าต่าง รายละเอียด เขตข้อมูล ความละเอียดที่เหมาะสม จะแสดงความละเอียดเป็นจุดต่อนิ้ว (dpi)

การลดกราฟิกความละเอียดสูง
ถ้าคุณมีกราฟิกจำนวนเล็กน้อยที่มีความละเอียดสูงเกินไป คุณอาจไม่มีปัญหาในการพิมพ์กราฟิกเหล่านั้น แต่ถ้าคุณมีกราฟิกที่มีความละเอียดสูงมากพอประมาณ สิ่งพิมพ์ของคุณจะถูกพิมพ์ออกมาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นถ้าคุณลดความละเอียดของกราฟิกเหล่านั้น

สิ่งสำคัญ ก่อนที่คุณจะลดความละเอียดของกราฟิก ให้ปรึกษากับโรงพิมพ์ของคุณเกี่ยวกับความละเอียดที่คุณต้องการ

ใน Publisher คุณสามารถลดความละเอียดของรูปภาพหนึ่งภาพ หลายภาพ หรือทั้งหมด ด้วยการบีบอัดรูปภาพเหล่านั้น

1. ใน Publisher ให้เลือกรูปภาพอย่างน้อยหนึ่งรูปที่คุณต้องการลดความละเอียด คลิกขวาที่รูปภาพรูปใดรูปหนึ่ง แล้วคลิก จัดรูปแบบรูปภาพ
2. ในกล่องโต้ตอบ จัดรูปแบบรูปภาพ ให้คลิกแท็บ รูปภาพ
3. คลิก บีบอัด
4. ในกล่องโต้ตอบ บีบอัดรูปภาพ ภายใต้ ผลลัพธ์ที่ต้องการ ให้คลิก การพิมพ์เชิงพาณิชย์
5. ภายใต้ นำการตั้งค่าการบีบอัดไปใช้เดี๋ยวนี้ ให้เลือกว่าคุณต้องการบีบอัดรูปภาพทั้งหมดในสิ่งพิมพ์หรือเฉพาะรูปภาพที่คุณเลือก จากนั้นให้คลิก ตกลง
6. ถ้ามีข้อความปรากฏและถามคุณว่าต้องการใช้การปรับรูปภาพให้ดีที่สุดหรือไม่ ให้คลิก ใช่

รูปภาพที่เหมือนกันอย่างน้อยหนึ่งรูป รุ่น 300 ppi จะแทนที่รูปภาพเดิมที่มีความละเอียดสูง

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 9 ใช้รูปภาพที่เชื่อมโยง
เมื่อคุณแทรกรูปภาพลงในสิ่งพิมพ์ของคุณ คุณสามารถฝังรูปภาพเหล่านั้นในสิ่งพิมพ์หรือเชื่อมโยงกับแฟ้มรูปภาพ การแทรกรูปภาพลงในสิ่งพิมพ์ของคุณเป็นการเชื่อมโยงจะลดขนาดสิ่งพิมพ์และทำให้เครื่องพิมพ์สามารถแก้ไขรูปภาพใดๆ โดยแยกจากกัน หรือจัดการสีสำหรับรูปภาพทั้งหมดในชุดเดียวได้

ถ้าคุณจะแทรกรูปภาพที่มีการเชื่อมโยงของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ส่งแฟ้มรูปภาพพร้อมกับสิ่งพิมพ์ของคุณไปยังโรงพิมพ์ของคุณแล้วทั้งหมด ถ้าคุณใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งในการเตรียมสิ่งพิมพ์ของคุณสำหรับการพิมพ์เชิงพาณิชย์ รูปภาพที่มีการเชื่อมโยงจะถูกใส่รวมไว้ในแฟ้มที่แพค

การส่งสิ่งพิมพ์ที่มีรูปภาพที่มีการเชื่อมโยงเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งถ้าคุณใช้กราฟิก Encapsulated PostScript (EPS) เนื่องจากคุณไม่สามารถบันทึกรูปภาพจาก Publisher ในรูปแบบ EPS ได้ กราฟิก EPS จะพร้อมให้โรงพิมพ์ของคุณใช้งานได้ถ้ากราฟิกนั้นถูกจัดเตรียมไว้เป็นแฟ้มที่เชื่อมโยงที่แยกต่างหาก

เมื่อต้องการแทรกรูปภาพเป็นการเชื่อมโยง ให้ทำดังต่อไปนี้

1. บนเมนู แทรก ให้ชี้ไปที่ รูปภาพ แล้วคลิก จากแฟ้ม
2. ในกล่องโต้ตอบ แทรกรูปภาพ ให้เรียกดูรูปภาพที่คุณต้องการ แล้วให้คลิกที่รูปนั้น
3. คลิกลูกศรถัดจาก แทรก จากนั้นให้คลิก เชื่อมโยงไปยังแฟ้ม

ย้อนกลับไปด้านบนสุดของหน้า

เคล็ดลับที่ 10 ใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งเตรียมแฟ้มสิ่งพิมพ์ของคุณ
ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งจะแพคสิ่งพิมพ์และแฟ้มที่เชื่อมโยงของสิ่งพิมพ์ไปยังแฟ้มที่บีบอัดแฟ้มเดียวซึ่งคุณสามารถนำมาพิมพ์ที่โรงพิมพ์ได้ เมื่อคุณใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่ง Publisher จะทำสิ่งต่อไปนี้

• บันทึกสำเนาของแฟ้มและฝังแบบอักษร TrueType เหล่านั้นที่ให้สิทธิ์ในการฝังตัว
• สร้างแฟ้มเก็บถาวรที่บีบอัด ซึ่งรวมสิ่งพิมพ์และกราฟิกที่เชื่อมโยงสิ่งพิมพ์ทั้งหมด
• สร้างแฟ้ม PDF ที่โรงพิมพ์ของคุณอาจจะต้องการใช้มากกว่า
  หมายเหตุ คุณสามารถบันทึกเป็นแฟ้ม PDF หรือ XPS จากโปรแกรม 2007 Microsoft Office system เฉพาะเมื่อคุณติดตั้ง Add-in สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูที่ การเปิดใช้การสนับสนุนรูปแบบแฟ้มอื่น เช่น PDF และ XPS (แสดงเป็นภาษาอังกฤษ)
• คัดลอกแฟ้มที่แพคไปยังไดรฟ์ที่คุณเลือก

เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่ง

1. บนเมนู แฟ้ม ให้ชี้ไปที่ แพคแล้วส่ง แล้วคลิก นำไปพิมพ์ที่โรงพิมพ์
2. ในบานหน้าต่างงาน นำไปพิมพ์ที่โรงพิมพ์ ในรายการ สิ่งพิมพ์นี้จะถูกพิมพ์อย่างไร ให้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการ
   ถ้าคุณจะใช้บริการพิมพ์งานแบบออฟเซต ให้เลือก สิ่งพิมพ์ทางธุรกิจ
   ถ้าคุณจะใช้บริการร้านทำสำเนาระดับบน ให้เลือก การพิมพ์คุณภาพสูง
   ถ้าคุณต้องการกำหนดการตั้งค่า PDF เองให้ตรงกับการตั้งค่าในเครื่องพิมพ์เป้าหมาย ให้คลิก อื่นๆ จากนั้นให้เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการ

3. คลิก ตัวเลือกการพิมพ์
4. ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการพิมพ์ ให้ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ต้องการ รวมทั้งเครื่องหมายของเครื่องพิมพ์ แล้วคลิก ตกลง
   สอบถามโรงพิมพ์ของคุณถ้าคุณต้องการเลือกตัวเลือก เครื่องหมายของเครื่องพิมพ์ ใดๆ

5. ภายใต้ เลือกรายการที่จะแก้ไข ให้แก้ไขปัญหาที่ Publisher ได้ระบุไว้
6. เมื่อต้องการสร้างแฟ้ม PDF ภายใต้ ส่งออก ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย สร้าง PDF
   คุณสามารถบันทึกสิ่งพิมพ์ของคุณเป็นแฟ้ม .zip หรือแฟ้ม PDF หรือทั้งสองอย่างได้ ซึ่งทั้งสองรูปแบบนี้จะถูกเลือกเป็นค่าเริ่มต้น ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าโรงพิมพ์ของคุณต้องการแฟ้มรูปแบบใด ให้เลือกไว้ทั้งสองอย่าง

7. คลิก บันทึก
8. ในตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่ง ให้เลือกตำแหน่งที่ตั้งที่คุณต้องการส่งออกแฟ้ม แล้วคลิก ถัดไป
   ถ้าคุณต้องการแพคสิ่งพิมพ์หลายรายการ ให้บันทึกแต่ละสิ่งพิมพ์ที่แพคลงในโฟลเดอร์แยกกัน มิฉะนั้น ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งจะเขียนทับสิ่งพิมพ์ที่แพคซึ่งมีอยู่แล้ว
   คุณสามารถบันทึกแฟ้มนั้นลงในสื่อเก็บข้อมูลแบบถอดได้ ฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ ไดรฟ์ภายนอกหรือไดรฟ์เครือข่าย
   การบันทึกแฟ้มในสื่อเก็บข้อมูลแบบถอดได้

   ถ้าคุณจะนำสิ่งพิมพ์ในดิสก์ของคุณไปพิมพ์ที่โรงพิมพ์ ให้คลิกไดรฟ์ที่ถูกต้อง (โดยปกติสื่อเก็บข้อมูลแบบถอดได้ เช่น ซีดีที่สามารถเขียนได้ หรือยูเอสบีแฟลชไดรฟ์ จะอยู่ที่ D หรือ E)
   การบันทึกแฟ้มในฮาร์ดดิสก์ไดรฟ์ ไดรฟ์ภายนอก หรือเครือข่าย

   ถ้าคุณกำลังใส่แฟ้มของคุณลงในไดรฟ์ภายนอก เครือข่าย หรือฮาร์ดดิสก์ไดร์ฟในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้คลิก เรียกดู เลือกไดรฟ์และโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง

   คุณสามารถอัปโหลดแฟ้มไปยังเว็บไซต์ได้ในภายหลังได้ถ้าโรงพิมพ์ของคุณใช้การส่งแฟ้มผ่านทางเว็บ

9. เลือกหรือล้างกล่องกาเครื่องหมาย พิมพ์ปรู๊ฟสีผสม แล้วคลิก ตกลง ตามค่าเริ่มต้น กล่องกาเครื่องหมาย พิมพ์ปรู๊ฟสีผสม จะถูกเลือกเสมอ ให้ใช้ปรู๊ฟสีผสมเพื่อตรวจทานและหาข้อผิดพลาดใดๆ ในสิ่งพิมพ์ที่คุณพิมพ์ออกมาก่อนจะส่งแฟ้มไปยังโรงพิมพ์ ถ้าให้โรงพิมพ์แก้ไขข้อผิดพลาดในแฟ้มนั้น ค่าใช้จ่ายในการพิมพ์มักจะเพิ่มขึ้น

หมายเหตุ ถ้าคุณทำการเปลี่ยนแปลงในสิ่งพิมพ์ของคุณหลังจากที่คุณแพคแฟ้ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เรียกใช้ตัวช่วยสร้างการแพคแล้วส่งอีกครั้ง เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงที่ทำไว้ถูกรวมไว้ในสิ่งพิมพ์ที่คุณนำไปพิมพ์ที่โรงพิมพ์ของคุณด้วย